Руководство для проведения совещаний и рабочих встреч

В этой теме мы поговорим о том, как избежать стресса при организации совещаний или рабочих встреч и повысить их эффективность.

Хорошая подготовка есть половина успеха.

Сохраните чек-лист, следуя которому вы будете чувствовать себя более уверенными.

Подготовка к встрече

Если вы отвечаете за организацию встречи, обратите внимание на следующие моменты:

• Заранее определите цели встречи.

• Включите важные вопросы в повестку дня.

• Выберите участников встречи, обеспечьте их присутствие и раздайте им необходимую документацию.

• Объясните участникам их роль и что от них ожидается на встрече.

• Зарезервируйте подходящее помещение для встречи, проверьте наличие необходимого оборудования, освещения, кондиционирования и регулирования температуры, а также правильную расстановку мебели и стульев.

• Подготовьте соответствующие визуальные материалы (графики, таблицы, слайды, модели).

  
  

Как участнику встречи вам необходимо:

• Записать дату, время и место встречи в свой план.

• Знать цель и повестку дня.

• Прочитать заранее полученную документацию.

В процессе встречи

Как руководитель встречи обеспечьте выполнение следующих задач:

• Представьтесь, укажите свою роль и роль каждого, назначьте секретаря, который будет вести протокол;

• Сделайте круговую презентацию, чтобы все участники кратко представились;

• Заявите цель встречи, ее продолжительность и порядок обсуждения;

• Следуйте повестке дня, начиная с самых важных пунктов;

• Поощряйте участников выражать себя и выражать идеи;

• При необходимости разрешайте споры;

• Обобщите сказанное, при необходимости перефразируйте и оставьте только те решения и шаги, которые необходимо предпринять;

• Запланируйте следующую встречу, укажите дату и время будущих встреч, если таковые будут.

Как участник встречи:

• Комментируйте, высказывайте свои идеи

• Слушайте других, демонстрируйте понимание своим коллегам

• По возможности оставайтесь в рамках темы, избегайте отклонений, шушуканий и приглушенных разговоров

• Запишите важные моменты и действиях, которые вам нужно предпринять.

После встречи

Если вы ответственны за встречу:

• Составьте протокол, запишите основные моменты, чтобы не забыть самое главное. При необходимости отправьте его участникам и тем, кто пропустил встречу.

• Оцените использованные инструменты и саму встречу (можно предоставить участникам оценочные листы).

• Перед тем, как покинуть помещение, убедитесь, что все в порядке.

• Убедитесь, что предлагаемые решения и действия доходят до соответствующих лиц.

• Убедитесь, что о принятых решениях проинформированы те, кто не смог присутствовать на встрече.

• По возможности зарезервируйте место для следующей встречи.

Как участник встречи:

• Заполните оценочный лист.

• Проинформируйте коллег, которые не смогли присутствовать на встрече, о решениях, которые их касаются, и о шагах, предпринятых для их выполнения.

---

Поделитесь своими идеями и опытом успешных встреч — что помогло вам организовать их более эффективно?

Подпишитесь на мой блог, и вы будете получать свежие статьи о лидерстве, менеджменте, корпоративной культуре и личностном росте.